厨二コンサルによる随筆的ブログ

コンサルへ転職・就職を目指す皆様へ/思考力高度化と生産性向上を目指す皆様へ

生産性が高い会議のコツ:事後対応編

15年間のコンサルタント経験を踏まえ、「生産性の高い会議を実現するためのコツ」を、事前準備編、本番編、事後対応編の3編シリーズでお伝えしたいと思います。
事前準備編、本番編は過去ブログをご参照ください。

生産性が高い会議のコツ:事前準備編

生産性が高い会議のコツ:本番編

本ブログで事後対応編をご説明します。

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①反省会

実施した会議をより良いものにするために、次回をもっと良くするために、目的を達成できたか、出来た部分と出来なかった部分をはっきりさせる事が重要です。出来なかった部分はどうやってフォローするかを考えましょう。

どうすればもっとうまく出来たか、良かった点、悪かった点を主催メンバー中心に精査しましょう。次回以降への糧になります。特に、若手社員時代にこの振り返りをするか、しないかで、今後の成長で大きな差が生れます。

具体的には、

・ノートやホワイトボードに、自分が良いと思った点、悪かった点を洗い出す。
・悪かった点は、なぜ悪かったのか、どうすれば良かったのかの原因追及をする。
・原因追及から、具体的にどのような改善が必要かとアクション化する。
・悪かった点(事実)⇒なぜ発生したのか(原因)⇒どのように改善するのか(アクション)をメモ。次回会議の時に見直した上で、事前準備/本番(プレゼン)を実施。

この「事実⇒原因⇒アクション」は、「雲⇒雨⇒傘(今、曇っている。今後、雨が降りそう。傘を持っていこう。)」とも言われ、継続することで、論理的思考力を向上させることができます。

②議事録の作成・配布

議事録の作成・配布を担当する事で、自然に会議の中心人物になるチャンスがあります。理路整然の議事録を作成できるスキルは、会議をコントロールスキルに発展していきます。若者は率先してやる事を推奨します。

また、議事録の作成は思考力を鍛えるトレーニングとして、とても良いです。「思考力の向上」については過去ブログで記載していますので、ご確認ください。

思考力を高める心得と実践

議事録の主なポイントとして

・各会社、会議の形式(フォーマット)に沿って記載
・目的と読み手の意識徹底。書くべき事、書く粒度感は目的と読み手次第
・決議事項とアクション事項は明記
・会議の興奮がさめないうちに早く配布。24時間以内が目標
・文章は簡潔に。5W1Hを意識した文章
・セルフ(自分で)レビュー⇒ピア(同僚間で)レビュー⇒(上司の)レビュー

などになります。

③アクションフォロー

最後に、合意したアクションが進んでいるかをファローするのも重要な活動です。
会議はあくまでコミュニケーション手段です。目的と手段の関係をきちんと理解して、手段としての会議を最大限に利用して、会議の巧者となりましょう。

決して、“会議が目的”とならないように気を付けましょう。