15年間のコンサルタント経験を踏まえ、「生産性の高い会議を実現するためのコツ」を、事前準備編、本番編、事後対応編の3編シリーズでお伝えしたいと思います。
事前準備編、本番編は過去ブログをご参照ください。
本ブログで事後対応編をご説明します。
①反省会
実施した会議をより良いものにするために、次回をもっと良くするために、目的を達成できたか、出来た部分と出来なかった部分をはっきりさせる事が重要です。出来なかった部分はどうやってフォローするかを考えましょう。
どうすればもっとうまく出来たか、良かった点、悪かった点を主催メンバー中心に精査しましょう。次回以降への糧になります。特に、若手社員時代にこの振り返りをするか、しないかで、今後の成長で大きな差が生れます。
具体的には、
・ノートやホワイトボードに、自分が良いと思った点、悪かった点を洗い出す。
・悪かった点は、なぜ悪かったのか、どうすれば良かったのかの原因追及をする。
・原因追及から、具体的にどのような改善が必要かとアクション化する。
・悪かった点（事実）⇒なぜ発生したのか（原因）⇒どのように改善するのか（アクション）をメモ。次回会議の時に見直した上で、事前準備／本番（プレゼン）を実施。
この「事実⇒原因⇒アクション」は、「雲⇒雨⇒傘（今、曇っている。今後、雨が降りそう。傘を持っていこう。）」とも言われ、継続することで、論理的思考力を向上させることができます。
②議事録の作成･配布
議事録の作成・配布を担当する事で、自然に会議の中心人物になるチャンスがあります。理路整然の議事録を作成できるスキルは、会議をコントロールスキルに発展していきます。若者は率先してやる事を推奨します。
また、議事録の作成は思考力を鍛えるトレーニングとして、とても良いです。「思考力の向上」については過去ブログで記載していますので、ご確認ください。
議事録の主なポイントとして
・各会社、会議の形式（フォーマット）に沿って記載
・目的と読み手の意識徹底。書くべき事、書く粒度感は目的と読み手次第
・決議事項とアクション事項は明記
・会議の興奮がさめないうちに早く配布。24時間以内が目標
・文章は簡潔に。5W1Hを意識した文章
・セルフ(自分で)レビュー⇒ピア(同僚間で)レビュー⇒(上司の)レビュー
などになります。
③アクションフォロー
最後に、合意したアクションが進んでいるかをファローするのも重要な活動です。
会議はあくまでコミュニケーション手段です。目的と手段の関係をきちんと理解して、手段としての会議を最大限に利用して、会議の巧者となりましょう。
決して、“会議が目的”とならないように気を付けましょう。
