厨二コンサルによる随筆的ブログ

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生産性が高い会議のコツ:本番編

15年間のコンサルタント経験を踏まえ、「生産性の高い会議を実現するためのコツ」を、事前準備編、本番編、事後対応編の3編シリーズでお伝えしたいと思います。
前回ブログで「事前準備編」をお伝え致しました
生産性が高い会議のコツ:事前準備編

本日は本番編です。本番におけるTips的なコツをご紹介したいと思います。

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目的の再確認

会議の始めに、再度目的を確認することは会議を効率的/効果的なものにするために大きな意味があります。参加者の目的意識を明確にすることにより、無駄な議論で貴重な時間を費やすことを最小限に止めることができます。

前回もご説明しましたが、会議の目的は、

A.権限保有者の承認: 意思決定者がGo/No-Goを判断する
B.両者間での交渉・合意: 利害関係がある両者間で交渉し、両者の落し所を合意する
C.有識者による議論: 議論する事で検討内容を昇華させる
D.次アクションの明確化: 誰が何を、いつまでにするかを明確にする
E.関係者への説明/情報共有: 関係者間の情報格差を埋める
F.一体感の醸成: 同じ環境・時間で議論を交わす事での一体感を醸成する

に分類できます。その分類を意識した上で、

・目的は議論をすることなのか、結論を出すことなのか、それ以外か?
・その会議が終わった時に出てくる成果物やアクションは何か?
・次回以降の会議を実施する必要/予定があるのか?あるなら、今回でどこまで行くつもりか?

などの目的の再確認をしてみましょう。

発表(プレゼンテーション)

何度も練習、練習。ダメ出ししてもらって、練習、練習。細かいテクニックは山ほどあるので自分のレベルに合わせてこつこつ勉強してみましょう。上手いプレゼンテーションを実施できるか、できないかは練習量の差です。

スティーブ・ジョブズが、圧倒的にプレゼンが上手いのは、圧倒的に練習しているからです。ジョブズは自信を持って気楽にプレゼンテーションをしているように見える。少なくとも聴衆にはそう見えます。その秘訣は何時間もの練習にあります。一日何時間もの練習を何日も何日もするからだからです。

スティーブ・ジョブズ 驚異のプレゼン

スティーブ・ジョブズ 驚異のプレゼン

 

また、発表のTipsとして、話し出し、視線、姿勢のポイントを意識するだけでも劇的に良くなると思います。

A.話し出し
最初の導入(挨拶)をなめてはいけない。挨拶に失敗して、プレゼンテーションがうまく行くことはありえない
・どういうプレゼンテーションになるか、どんな雰囲気の場になるかは挨拶で随分変わる など

B.視線
プレゼンテーションを聞いて欲しい人に重点的に視線を送るが、その人ばかりを見てはいけない
・自分の意見に反対しそうな人には重点的に視線を送らなければならない。その人を味方につければ全員が味方になる など

C.姿勢
プレゼンテーションテーターの態度は雰囲気に大きな影響を与える (ゆっくりした態度からは慎重・型通りというイメージ/軽やかな態度からは創造的というイメージ)
・全員に聞こえるように大きな声ではっきりと話す。出来ない場合はマイクを使う など

議論(ディスカッション)

有用なツールを使うことでディスカッションをより効率的・効果的に行なうことができます。

A.Idea Bin(アイデアメモ)
・議論の最中に出たアイデアの中で当日の目的に合わないものを忘れないように記録しておく
・議論にまとまりがなくなってきた場合はメモして次の議題に移ることが出来る

B.Break(休憩)
・参加者をリフレッシュさせ集中力を高めることができる
・会議の雰囲気を変えることができる(テンポのいい時にはBreakを入れないほうがいい)
・議論が行きづまったらBreak。その間に論点が整理出来る。いいアイデアが出るかもしれない!

C.Humor(気の利いた冗談)
・適切なHumorは参加者の一体感と集中力を高める
・緊張感を減らす効果もある(良い面と悪い面がある)、はずすと後の議論にも影響
・厳しいコメントと一緒に使えれば有効だがこれは高等技術

結論と今後の確認

終了前に、結論と今後を確認しないと会議の意味は半減してします。議論や結論に対する思い違いはないかを確認して、簡潔に済ませる必要があります。 

作業内容と担当者に思い違いの確認、出来れば成果物のレベルまで確認した方が良いです。締切の期日もきっちり決めましょう。

今後どのように進めて行くのかを説明することで会議の重要度を認識してもらえます。参加者に必要な準備をしてもらえるもらい、参加者のスケジュールがすぐ押さえられるれます。

時間配分

どんな会議においても議論のための時間は多く取るべきです。人の話を聞いているだけでは理解は進みません。また、議論を通じて参加者間の信頼関係を築くことも出来ます。

基本的には全体の3分の1の時間を発表(プレゼンテーション)に使い、3分の2の時間を議論(ディスカッション)に使いましょう。そして最後の5~10分で会議の総括をやるというのを目安にすべきになります。

一般的に、プレゼンテーション資料は1枚で2~3分が目安です。自分の説明時間が30分であるなら資料は10ページのものを作成することを目標にしましょう。