本格的なテレワーク開始から1ヵ月ぐらい立ち、コツを掴んだので、ご紹介したいと思います。
電話とメールからの卒業
社内コミュニケーションはメール・電話禁止ぐらいでも良いと思います。
テレワークだと、SlackやマイクロソフトのTeamsなどのコミュニケーションツールを利用している方が多いと思います。これらのコミュニケーションツールを最大限に活かすには、チームメンバ全員が一つのツール（プラットフォーム）上に、最大に情報を集める事が重要です。
メールはOutlook、スマホ電話での通話など、コミュニケーションツールを使い分けると、やはり非効率になります。
社内メールはチャット、通話はアプリからの電話で十分です。チャットだと、「お疲れ様です。」とか体裁だけの挨拶も不要になりますし、アプリ通話だと複数人での会話も可能になります。
また、Teamsならチーム＞チャネル＞スレッド（Slackも同様な機能有）で情報を構造的に管理でき、チャットログ／ファイル／会議などの情報を各スレッドで紐づける事が可能です。
構造的にコミュニケーションを管理する事は一つのポイントになります。プロジェクトや部・課単位などで「チーム」を作成し、サブチームや仕事単位で「チャネル」を開設します。各トピック事に「スレッド」を立ちあげ、スレッドに返信する形でコミュニケーションをとります。 チームやチャネル単位で管理者を決め、コミュニケーションの構造化をコントロールするのがお勧めです。
会議の効率化
そもそも無駄で生産性の低い会議が多過ぎだったと思います。 会議は「意思決定」、「検討内容の昇華」など明確な目的ドリブンでやるべきものです。進捗共有などで、だらだらと各メンバが状況を報告し合う会議とか時間の無駄だと思います。
「②会議の効率化」は、
A オーナーと目的の明確化
B 事前準備の徹底
C テクノロジー技術のフル活用
で生産性は向上すると思います。
「Aオーナーと目的の明確化」は、役職が上の立場でも会議オーナーが会議の目的を明確に示した上で、会議準備、開催、会議後フォローまで責任を持ってやるべきです。
そして、誰がどのような立場で何の「責任と役割」を持って、会議に参加するかの役割分担を明確にすべきです。「責任と役割」がない人や重複している人は、会議に参加する必要ないです。
「B事前準備の徹底」で、（オンライン）会議で口頭議論しなればいけないコミュニケーションのみに絞り込むべきです。
例えば、進捗報告ならスレッドで各メンバが事前共有して、調整事項だけを会議で対応すれば良いのです。
資料を使った会議では、最低でも24時間前には会議参加者に資料を共有して、議論事項も提示すべきです。時間がある人は、事前にチャットで質問などを挙げて対応した方がより、濃密な会議を過ごすことができると思います。
「Cテクノロジー技術のフル活用」した会議運営をお勧めします。
オンライン会議だと話し手のボールのやりとりで間が生じがちです。特に、会議で遠慮しがちな日本人だとその傾向が強いです。
そのような場合は、オンライン会議なら、資料説明時にチャットを同時進行して、ニコニコ動画的に対応にする事も可能です。このやり方なら説明者はリアルタイムで聞き手の質問を把握でき、その場で質問に対応した説明をすることができます。
効率化という点では、議事メモなどは文字起こしツールなどを使って手間をかけず下地を作成し、ポイントのみを明記、補足したものをすぐに展開した方が良いです。チャットにリアルタイム書き込みでも良いと思います。
若者がボイスレコダーで録音して、後から何時間もかけて、議事メモを作成するとか愚の骨頂です。議事メモを体系的に整理するトレーニングとして、若者にやらせるのであれば、ボイスレコダーを利用することは間違っています。その目的であれば、メモを取らせて、対応させるべきです。
Quick and Dirty
100％のアウトプットをだらだら1人で作成するよりは、時間制限でとりあえずドラフトを作成し、詰まった所は相談して、最終化した方がより効率的で且つ、品質も良くなります。
コンサルタントの最終的なアウトプットは紙（パワーポイントの資料）がメインですが、テレワークの方が、「クイック＆ダーティー」が加速され、チームとしの紙書きの生産性と品質が向上しました。
Aさんが上位職、Bさんが実作業者という想定での具体的なやり方例を記載します。
- A：チャットベースで資料の最終目的、ストーリー／メッセージなどの概要を共有
- B：当内容を踏まえ、各スライドで何を書くか、どのメッセージを伝えるか、そのメッセージ内容を伝える中身の超ドラフトを作成。資料共有
- A：資料確認。クイックにチャットでコメント。コメントはラインでのやりとりぐらいの雑さで十分
- A⇔B：30～60分ぐらいの電話会議。事前コメント内容のフォローを中心に議論 Bが資料画面を共有して、その場でコメントを記載
⇒②～④を繰り返す。当繰り返しサイクルを1日単位で対応
- A⇔B：最終資料確認はプレ説明会形式で対応し、違和感があったポイントを洗い出し、資料を最終化
このやり方は、論理的にはオンラインでなくてもメール／対面などでもやりとりできますが、オンラインの方がスレッド単位でコミュニケーションができ、チャットの編集機能で追加コメントも対応でき圧倒的に効率的でした。
また、オンライン会議により事前準備・共有が徹底され、会議の質が向上し、結果として、生産性と品質の向上に繋がりました。
